·   MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

            Proses bisnis (business process) adalah urutan aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan serta menjual barang dan jasa.

Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycles) merupakan pengelompokan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Sedangkan kejadian (events) adalah aktifitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu.

Terdapat tiga siklus transaksi utama:

1.      Siklus pemerolehan/pembelian adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang atau jasa.

2.      Siklus konversi adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa

3.      Siklus pendapatan adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnnya.

Sistem informasi akutansi SIA dapat dipandang sebagai bagian dari SIM organisasi atau sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen adalah sistem yang menangkap data tentang suatu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi yang berguna bagi manajemen. SIM menyediakan informasi untuk fungsi fungsi seperti produksi, pemasaran, sumber daya manusia serta akutansi dan keuangan.

SIA dalam hal empat dimensi: 1.Lingkup SIA 2.Pemakaian informasi yang disediakan oleh SIA 3.Karakteristik peranti lunak akutansi  dan 4.Peran akuntan dalam kaitannya dengan SIA. Berikut penjelasannya.

Lingkup sistem informasi akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah suatu subsistem dari sim yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengelolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan barang, pembayaran gaji dan jam kerja.

Penggunaan sistem informasi akuntansi

Pada bagian ini menjelaskan apa yang dikerjakan oleh SIA dan memberikan 5 macam penggunaan informasi akuntansi.

1.      Membuat laporan eksternal

Perusahaan menggunakan SIA untuk menghasilkan laporan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah dan yang lain.

Laporan nya berupa laporan keuangan , SPT pajak dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utulitas.

2.      Mendukung aktivitas rutin

Para manajer memerlukan satu sistme informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. Contohnya menerima pesanan pelanggan, dan menagih kas kepelanggan, teknologi lain sperti scanner untuk memindai kode produk, menigkatkan efisiensi dari proses bisnis.

3.      Mendukung pengambilan keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Contoh nya antara lain mengetahui produk produk yang penjualan nya  bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian.

4.      Perencanaan dan pengendalian

Sistem informasi diperlukan untuk aktifitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual.

5.      Menerapkan pengendalian internal

Pengendalian internal mencangkup kebijakan-kebijakan, prosedur prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Contoh nya suatu sistem informasi dapat menggunakan kata sandi password untuk mencegah individu lain memiliki akses keformat data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka.

Aplikasi dan peranti lunak akuntansi

Peranti lunak pengolah kata (word processing) dan lembar kerja elektronik (electronic spreadsheet) adalah contoh aplikasi yang digunakan dalam SIA. Aplikasi akuntansi menyediakan informasi yang diperlukan untuk kelima penggunaan yang disebutkan dibagian sebelumnya. Interaksi antara sistem informasi akuntansi dan seorang pengguna terutama terdiri atas: pencatatan kejadian sering klai menggunakan formulir dilayar monitor, pengentrian informasi tentang pemasok pelanggan karyawan dan produk, pencetakan dokumen seperti pesanan pembelian dan faktur penjualan, pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud.

Peran akuntan dalam hubungannya dengan SIA

Seorang mahasiswa yang masuk bidang akuntansi perlu memahami SIA agar nantinya dapat bekerja dengan berbagai macam peran. Terdapat empat peran dimana akuntan menggunakan teknologi informasi sebagai: pengguna, manajer, konsultan dan evaluator, dan penyedia jasa akuntansi dan perpajakan. Berikut adalah penejelasannya:

1.      Akuntan sebagai pengguna

Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi seperti menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin dan lain-lain.

2.      Akuntan sebagai manajer

Para manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untul membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuan nya.

Direktur keuangan dan kontroler adalah anggota-anggota penting dari tim perencanaan strategis dalam suatu organisasi. Oleh karena para akuntan memahami isi dari laporan laporan yang dihasilkan oleh SIA, mereka dapat menginterprestasikan laporan yang disusun untuk berbagai jenis pengguna.

3.      Akuntan sebagai konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi dibanyak bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan peorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan dan akuntansi forensik.

Konsultan-konsultan akuntanis telah merespon tantangan ini dengan mengkhususkan diri dalam industri tertentu, mengkhususkan diri dalam peranti lunak akutansi dari satu atau dua pemasok, dan memfokuskan diri mereka atau staf mereka menjadi konsultan penuh waktu.

4.      Akuntan sebagai eveluator

Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi. Disini akan dilihat akuntan sebagai seorang auditor internal, auditor eksternal dan penyedia jasa assurance.

-Auditor internal, yaitu mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisiens dan efektif. Contoh nya mereka akan menilai seberapa baik departemen jasa komputer merespon kebutuhan dari pengguna atau mengetahui apakan retur penjualan pelanggan selalu dipertanggung jawabkan dengan tepat.

-Auditor eksternal, Perusahaan membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka. Dalam proses audit laporan keuangan, auditor harus mengevaluasi keandalan dari sistem informasi yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan.

-Peran evaluatif  laiinya, para akuntan memperluas peran mereka sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance. Contohnya sebuah kantor akuntan mungkin memberikan keyakinan kepada pemberi pinjaman bahwa perusahaan tidak melanggar bagian mana pun dari perjanjian pinjaman yang biasanya kompleks.

5.      Akuntan sebagai penyedia jasa akuntansi dan perpajakan

       Para pengguna, manajer, konsultan, pendesain, evaluator dan penyedia jasa telah ada diprofesi akuntansi dalam jangka waktu yang sangat lama. Sebgaimana telah dijelaskan sebelumnya, perbaikan didalam sistem informasi akuntansi dan teknologi telah mempengaruhi sifat dari peran-peran ini. Para akuntan harus selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi jika mereka ingin menambahkan nilai pada peran-peran mereka. Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka.

    PROSES BISNIS DAN DATA SIA

Sistem akuntansi bersifat kompleks, dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara, dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem akuntansi klien.

Proses bisnis dapat menjadi 3 siklus transaksi utama:

1. Siklus perolehan/pembelian, yaitu mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.
2. Siklus konversi, yaitu mengacu pada proses mungubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.
3. Siklus pendapatan, yaitu mengacupada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

·        PROSES KEJADIAN BISNIS

Proses bisnis merupakan sekumpulan aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama:

1.      Siklus pemerolehan mengacu pada proses pembelian barang dan jasa

2.      Siklus konversi mengacu pada proses mengubah sumber daya menjadi barang dan jasa

3.      Siklus pendapatan mengacu pada menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan

·        PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS

Akuntansi pada dasarnya adalah suatu sistem informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi beroperasi.

·        PEDOMAN AN MENGAKUI KEJADIAN

Pedoman 1: Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.

Pedoman 2: Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal

Pedoman 3: Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal lainnya.

Pedoman 4: Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternatif, proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan

Pedoman 5: Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat uumum dari kejadian itu. 

·        PENGORGANISASIAN DATA DALAM SIA

SIA merekam data tentang berbagai kejadin yang dibahas di bagian sebelumnya, termasuk termasuk perjanjian dengan para pelanggan barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan, jumlah terutang dari para pelanggan, dan pembayaran oleh para pelanggan.

·         SISTEM MANUAL UNTUK SIKLUS PENDAPATAN DAN BUKU BESAR

Kejadian yang mempengaruhi buku besar terdiri dari menerima dan mencatat Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Pesanan penjualan, slip pemesanan, dan faktur adalah contoh-contoh dokumen sumber. Buku besar piutang usaha diorganisasi berdasarkan pelanggan. Semua penjualan dan penagihan kas untuk pelanggan tertentu dipindahkan ke suatu halaman yang dipelihara untuk pelanggan itu untuk menelusuri berapa saldo yang sudah jatuh tempo.

·        ARSIP DALAM SIA YANG TERKOMPUTERISASI

Bagian sebelumnya menekankan pada pencatatan kejadian secara manual. Arus dasar informasi yang dijelaskan sebelumnya dapat juga dilihat pada SIA yang terkomputerisasi. Entitas dapat berupa pelanggan, karyawan, persediaan, pesanan, faktur atau hal lain yang perlu di perhatikan dalam sistem informasi.

·        JENIS-JENIS FILE DAN DATA

Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya. Dalam mempelajari SIA, seseorang perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu

1.      File Induk

File induk mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

ü  File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa. Contohnya mencakup

-          File persediaan

-          File pelanggan

-          File karyawan

ü  File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

ü  Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas: barang dan jasa agen-agen eksternal, dan agen-agen internal. Untuk setiap jenis master record, akan dibedakan antara data acuan dan data ringkasan.

1.      Barang/jasa barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi.

2.      Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan

3.      Agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian didalam suatu proses bisnis.

-          Data acuan dalam file induk menguraikan agen-agen internal ini (mislanya, nama tenaga penjual, dan tanggal masuk pegawai tersebut).

-          Meskipun mingkun kurang umum untuk entitas jenis ini, field ringkasan bisa bermanfaat dalam file agen intrenal

·        FILE TRANSAKSI

Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

ü  File transaksi menyimpan data tentang kejadian

ü  File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi

ü  File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga

ü  Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan

·        HUBUNGAN ANTARA FILE TRANSAKSI DAN FILE INDUK

Empat file bekerja sama untuk mencatat informasi tentang suatu pesanan sebagai berikut:

1.      File pesanan memberikan tanggal suatu pesanan

2.      Untuk mempelajari bagaimana pelanggan membuat pesanan

3.      Untuk membantu barang apa yang dipesan

4.      Untuk memperoleh nama penulis, judul, dan harga buku yang dipesan

·        MANFAAT PEMISAHAN INFORMASI KE DALAM RECORD INDUK DAN TRANSAKSI

Meskipun pengorganisasian data itu terlihat kompleks, pada kenyataannya, efisien ketika ada banyak pesanan yang harus dicatat. Ketika mencatat perincian pesanan dalam file perincian pesanan, pesanan, petugas pencatat pesanan hanya perlu memasukkan isbn dan kuantitas yang diinginkan.

•           PENCATATAN

Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan/atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi. Sering kali, suatu dokumen dibuat pada permulaan ataupun akhir dari suatu sesi pencatatan. Dalam sistem tradisional data kejadian pertama dicatat di dokumen sumber.

·        PEMBARUAN

Istilah pembaruan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian. Ketika persediaan dipesan, juga perlu untuk memperbarui jumlah total dari suatu pos persediaan yang disiapkan untuk pertukaran penjualan di masa depan.

·  PEMELIHARAAN  FILE

Aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk. Aktivitas ini mencakup menambahkan records induk, mengubah data acuan di dalam records induk, dan menghapus records induk.

MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Proses pembuatan diagram sistem mempunyai banyak manfaat. Untuk para akuntan dalam perannya sebagai evelator sistem dan sebagai auditor, diagram aktivitas memberikan cara yang lebih sistematis untuk menganalisis proses-proses yang terjadi dalam perusahaan.

·        DIAGRAM AKTIVITAS UML

Ada beberapa teknik untuk mendokumeentasikan dokumen bisnis. Di dalam buku teks ini, digunakan unified modeling language (UML),  suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. 

Diagram aktivitas UML memiliki beberapa karakteristik umum yang membuatnya bermanfaat, yaitu:

-          Diagram aktivitas menyediakan reprentasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan uraian naratif

-          Diagram aktivitas menggunakan lambang standar untuk menunjukan berbagai unsur dari suatu proses bisnis (misalnya kejadian, agen, dokumen, dan file)

-          Diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibacaoleh pemakai dengan sedikit pelatihan

-          Diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah

-           

• OVERVIEW AKTIVITY DIAGRAM DAN DIAGRAM DETAILED ATIFITY

Overview diagram menyajikan suatu andangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian, dan aliran informasi antarkejadian.

Detailed diagram menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukan pada overview diagram.

Overview diagram dan detailed diagram berguna untuk mendokumentasikan dan menganalisis pengendalian internal. Uml adalah satu dari banyak pendekatan yang dapat digunakan untuk membuat model SIA. Meski menggunakan UML secara ekstensif, kita dapat membandingkannya dengan dua teknik yang umum yaitu data flow diagram(DFD) dan bagan arus sistem(system flowchart).

• Membuat Overview Activity Diagram

1.      Membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting.

2.      Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian.

3.      Menunjukkan agen yang terlibat di dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlanes.

4.      Mmbuat diagram untuk masing-masing kejadian, dan tunjukkan urutan kejadian.

5.      Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari kejadian ke dokumen, dan sebaliknya.

6.      Menggambarkan tabel(file) yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari kejadian ke tabel, dan sebaliknya.

Untuk membuat overview diagram, kita mengidentifikasi kejadian dalam proses bisnis. Untuk membuat detailed diagram, kita perlu untuk mengidentifikasi aktivitas individudalam setiap kejadian.

• Membuat Detailed Activity Diagram

1.      Tambahkan penjelasan naratif untuk menunjukan aktivitas

2.      Membuat tabel arus kerja

3.      Mengidentifikasi diagram terperinci yang diperlukan

4.      Untuk setiap detailed diagram, lakukan:

ü  Buatlah swimlane untuk agen=agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang ditunjukkan pada detailed diagram

ü  Tambahkan segiempat panjang untuk setiap aktivitas didalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram tersebut

ü  Gunakan garis tanpa putus unuk menunjukan urutan aktivitas

ü  Atur dokumentasi yang dibuat atau digunakan oleh aktivitas-aktivitas didalam diagram itu.

ü  Gunakan garispuus-putus untukmenghubungkan aktivitas dan dokumen

ü  Dokumentasikan setiap tabel yang dibuat, dimodifiksi, atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom komputer

ü  Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan tabel.

Berikut ini adalah dokumentasi diagram aktivitas UML yang disdiakan :

1.      Anotasinarasi yang menunjukkan kejadian dan aktivitas

2.      Tabel arus kerja

3.      Overview activity diagram untuk proses pendapatan

4.      Detailed activity diagram

MENGIDENTIFIKASI RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

Pada kali ini membahas tentang sasaran pengendalian internal penting dari suatu organisasi dan resiko tidak tercapainya sasaran.

Penendalian Internal Dan Peran Akuntan

Penendalian internal(internal control) adalah suatu pross, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut:

-          Efektivitas dan efisiensi operasi

-          Keandalan pelaporan keuangan

-          Ketaan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Berikut merupakan pengendalian internal yang penting bagi akuntan yang berperan sebagai manager, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi:

-          Tanggung jawab manager atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisi di UU sarbanes-oxley tahun 2002 dan standar no.2 Public Company Accounting Oversigh Board(PCAOB) yang mengharuskan manajemen untik membuat sebuah pertanyaan yang menjelaskan dan menilai sistem pengendalian internal perusahaan.

-          Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.

-          Akuntan juga memiliki peran pentig sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan trhadap peraturan dan sasaran perusahaan.

-          Dalam perannya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami sistem pengendalian internal. Auditor internal memainkan peran penting dalam mengembangkan laporan manajemen yang menilai pengendalianinternalsehingga dapat menyusun atestasi atas pernyataan manajemen mengenai pengendalian internal. Sedangkan auditor eksternal perlu memahami pengendalian internal sehingga mereka dapat melakukan audit atas laporan keuangan perusahaan.

Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal

1.      Komponen pengendalian internal

Mengidentifikasikan lima komponen pengendalian internal yang saling berkaitan:

ü  Lingkungan pengendalian

ü  Penentuan resiko

ü  Aktivitas pengendalian

ü  Informasi dan komunikasi

ü  Pengawasan

2.      Sasaran pengendalian internal

Sasaran pengendalian internal mencakup:

ü  Efektivitas dan efisiensi operasi

ü  Keandalan pelaporan keuangan

ü  Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

ü  Pengaman aset

Sasaran Pelaksanaan. Yang mengacu pada penyerahan barang atau jasa serta penerimaan dan penanganan kas. Juga mencakup aktivitas dimana perusahaan mengeluarkan persediaan dan / dan atau menggunakan sumber daya lainnya untuk menyediakan jasa dan menangani kas yang dihasilkan. Jadi dua sasaran pelaksanaan untuk siklus pendapatan adalah memastikan pengiriman barang dan jasa yang tepat, dan memastikan penerimaan dan penanganan kas yang tepat.

Sasaran sistem informasi, yang memfokuskan pada pencatatan, pembaharuan, dan pelaporan informasi akuntansi. Sasaran informasi juga penting untuk memastikan pelaksanaan transaksi yang efektif.

Sasaran perlindungan aset, untuk menempatkan sasaran pengamanan aset karena pencurian atau kehilangan aset merupakan resiko yang diharapkan akuntan untuk dikendalikan dan karena informasi akuntansi berperan penting dalam mengamankan aset.

Sasaran kinerja, yang memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa. Sasaran pelaksanaan menekankan pelaksanaan yang tepat atas operasi penting dalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

Penentuan Resiko Pelaksanaan

1.      Penentuan resiko pelaksanaan : siklus pendapatan

Penentuan resiko pelaksanaan(execution risk) mencakup resiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi.

ü  Dapatkan pemahaman mengenai proses organisasi.

ü  Identifikasikan barang atau jasa yang diberikan dan kas yang diterima yang tergolong beresiko.

ü  Nyatakan kembali setiap resiko umim untik menjelaskkan resiko pelaksanaan dengan lebih tepat untik proses tertentu yang dipelajari. Keluarkan setiap resiko yang tidak relevan atau jelas-jelas tidak material.

ü  Beri penilaian terhadap signifikansi resiko-resiko yang tersesa.

ü  Untuk resiko yang signifikan, identifikasikan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap resiko.kejadian dalam proses dapat digunakan untuk mengidentifikasi faktor-faktor ini secara sistematis.

2.      Penentuan resiko pelaksanaan : siklus pemerolehan

Resiko-resiko umum yang berhubungan dengan siklus pemerolehan dan langka-langka untuk menilai resiko untik proses pemerolehan tertentu sama dengan langkah-langkah penentuan resiko pelaksanaan dalam siklus pendapatan.

Pencatatatn resiko

Pencatatan resiko(recording risk) menyatakan resiko yang tidak tangkap informasi kejadian secara akurat dalam sistem informasi organisasi. Kesalahan dalam pencatatan dapat menyebabkan kerugian yang sangat besar.

Memperbaharui resiko

Pembaruan resiko(update risk) adalah resiko bahwa field ringkasan dalam catatan induk tidak diperbarui dengan tepat. Memperbaharui kesalahan bisa jadi sangat mahal. Kesalahan dalam memperbaharui juga dapat mengurangi resiko efektivitas pengendalian atas saldo aset dan kewajiban di buku besar.

Pedoman untuk mengidentifikasikan resiko-resiko pencatata:

1.      Dapatkan pemahaman mengenai proses yang dipelajari.

2.      Tinjaulah kejadian tersebut, dan identifikasilah kejadian-kejadian di mana data dicatat di dokumen sumber atau pada file transaksi.

3.      Untuk setiap kejadian di mana data dicatat di dokumen sumber atau record transaksi, perhatikan resiko pencatatan yang bersifat umum sebelumnya. Nyatakan kembali setiap resiko umum untuk mendeskripsikan resiko pencatatan dengan lebih tepat untuk kejadian tertentu yang sedang diperhatikan. Keluarkan setiap resiko pencatatan yang tidak relevan atau tidak material.

Mengidentifikasi resiko pembaharuan:

1.      Identifikasilah resiko-resiko pencatatan.

2.      Identifikasilah kejadian-kejadian yang mencakup aktivitas pembaruan.

3.      Untuk setiap kejadian dimana file induk diperbaharui, perhatikan resiko-resiko pembaruan umum sebelumnya.

Pencatatan Dan Pembaharuan Di Sistem Buku Besar

Pencatatan dan pembaharuan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi siklus transaksi pemerolehan dan pendapatan. Pada pencatatan dan pembaruan informasi untuk tujuan pelaporan keuangan, sesuatu yang dicapai melalui sistem buku besar.

Resiko Dalam Mencatat Dan Memperbaharui Informasi Pada Sistem Buku Besar

Salah satu resiko adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit ayau kredit bisa saja salah. Juga terdapat resiko bahwa record induk buku besar mungkin tidak diperbaharui sama sekali, terlambat diperbaharui, atau diperbaharui dua kali. Selain itu, record induk buku besar yang salah dapat talah diperbaharui, dan proses memperbaharui mengandung kesalahan yang mengakibatkan kesalahan memperbaharui saldo.

Di banyak kasus, saldo buku besar tidak diperbaharui saat terjadinya transaksi. Sebaliknya, pembaharuan dilakukan setelah suatu batch transaksi siakumulasikan. Ketika proses batch digunakan, saldo akun buku besar untuk sementara menjadi usang. Karyawan perlu mengetahui kapan dilakukan pembaharuan terhadap saldo buku besar sehingga mereka tidak mengandalkan informasi yang belum diperbaharui.

Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kbijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Pengendalian arus kerja

Pengendalian arus kerja digunakan untuk mengendalikan suatu proses yang berpindah dari satu kejadian ke kejadian berikutnya. Pengendalian arus kerja memanfaatkan hubungan antarkejadian dan memfokuskan pada tanggungjawab atas kejadian, urutan kejadian, dan arus informasi antarkejadian dalam proses bisnis.

1.      Pemisahan tugas

Pemisahan tugas antara agen internal merupakan konsep ini dalam mendesain aktivitas pengendalian internal.organisasi juga dapat mengupayakan pemisahan : otorisasi kejadian, pelaksanaan kejadian, pencatatan data kejadian, dan pengamanan sumber daya yang berhubungan dengan kejadian.

2.      Penggunaan informasi mengenai kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas

Informasi dari dokumen digunakan untuk mengotorisasi kejadian. Dan informasi dari file komputer juga sangat umum untuk digunakan sebagai penggunaan data mengenai kejadian terdahulu yang dicatat difile komputer untuk mngotorisasi kejadian baru.

3.      Urutan kejadian yang dilakukan

Organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan suatu proses untuk mengikuti urutan tertentu. Misalnya seorang dokter mungkin mengharuskan pengumpulan informasi asuransi sebelum sebelum memeriksa pasien. Sebuah perusahaan dapat mengharuskan suatu urutan kejadian tanpa memiliki informasi tercatat sebelumnya yang diandalkan, dan tugas dapat dipisahkan tanpa mengharuskan adanya urutan.

4.      Menindaklanjuti kejadian

Berukut ini beberapa kejadian yang mungkin memerlukan tindak lanjut:

ü  Pesanan pelanggan yang belum dipenuhi

ü  Faktur penjualan yang sudah jatuh tempo

ü  Permintaan yang menunggu untuk disetujui

ü  Jasa yang disediaka tetapi belum selesai

Kejadianyangmemrlukan tindak lanjut diidentifikasikan melalui laporan yang menyebutkan pekerjaan-pekerjaan yang belum selesai. Laporan seperti ini terkadang dikenal sebagai laporan terbuka atau laporan umur.

5.      Dokumen bernomor urut

Memberi nomor urut pada dokumen memberi peluang untuk mengendalikan kejadian. Dokumen bernomor urut dibuat selama satu kejadian dipertanggungjawabkan dikejadian berikutnya. Memeriksa urutan dokumen bernomor dapat membantu memastikan bahwa seluruh kejadian dilaksanakan dan dicatat dengan tepat.

6.      Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses

Agen internal ditunjuk sebagai enanggung jawab sebagaian besar kejadian. Kebijakan dan prosedur pengendalian internal berjalan dengan lebih baik jika masing-masing individu memahami tugas mereka dan bertanggung jawab atas tindakannya. Penanggungjawaban dapat juga diterapkan pada pengamanan aset. Banyak organisasi mengidentifikasi aset seperti itu dengan nomer seri. Sebuah record digunakan untuk setiap aset, dan record tersebut mencakup nama orang yang memiliki penjagaan aset-aset tersebut.

7.      Pembatasan akses ke aset dan informasi

Cara penting untuk memproteksi aset, seperti kas, persediaan, peralatan, dan data, adalah membatasi akses hanya untuk karyawan yang memerlukannya untuk mengerjakan tugas yang diberikan. Untuk membatasi akses kepadanya, aset fisik disimpan di lokasi yang aman. Misalnya, gudang hanya terbuka untuk karyawan yang mengambil, mengirim, dan menerima barang. Akses ke data dapat dibatasi dengan menggunakan kata sandi dan sarana lain.

8.      Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisit aset

Aktivitas rekonsiliasi digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan aset yang sebenarnya. Rekonsiliasi berbeda dengan penggunaan dokumen untuk mengendalikan kejadian dalam dua cara penting yaitu:
- Rekonsiliasi lebih umum daripada pemeriksaan sederhana atau perbandingan dokumen yang menunjukan kejadian-kejadian individu.
-   Rekonsiliasi terjadi setelah kejadian dilaksanakan dan dicatat. Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, dokumen digunakan unuk memulai kejadian.

Penelaah Kinerja

Penelaah kinerja mengukur kinerja dengan membandingkan data aktual dengan anggaran, proyeksi, atau dataperiode lalu. Penelaah kinerja meliputi analisis data, identifikasi masalah, dan pengambilan tindakan perbaikan. Aktivitas ini dirancang untuk mengurangi resiko pelaksanaan pencatatan yang tidak tepat. Selain mengendalikan pelaksanaan rutin dan pencatatan kejadian, organisasi harus melakukan penelaah kinerja untuk memastikan bahwa kejaian-kejadian mendukung tujuan umum jangka panjang. Biasanya penelaah kinerja meliputi perbandingan hasil-hasil aktual dengan rencana, standar, dan kinerja masa lalu. Penelaah kinerja sering kali mengakibatkan pengambilan tindakan perbaikan baerdasarkan perbandingan.

Untuk mengendalikan proses bisnis, hasil-hasil aktual harus dibandingkan dengan standar atau pengalaman masa lalu. Hasil aktual diperoleh dengan mencatat transaksi saat terjadinya. Laporan harus dirancang sedemikian rupa sehingga hasil-hasil aktual dapat dianalisis sengan penuh arti. Sebagai contoh : manajer pemasaran menelaah penjualan berbagai acam produk untuk menentukan produk mana yang dihentikan.

Record induk dan penelaah kinerja

Record induk dan penelaahan kinerja. Penelahaan kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara. Pertama, angka-angka standar dan anggaran (data acuan) biasanya dicatat selama aktivitas pemeliharaan file di record induk. Kedua, data ringkasann yang disimpan direcord induk sering kali digunakan untuk menerapkan tindakan perbaikan.

Sebagai contoh, akun penjualan yang dicatat difile buku besar dapat mencakup 12 field untuk anggaran penjualan satu bulan.

Field ringkasan direcord induk juga dapat membantu dalam menelaah kinerja. Misalnya kita dapat menyimpan informasi mengenai retur pembelian pada record setiap pemasok.Penelaah kinerja dan aktivitas pemeliharaan file saling berkaitan dalam dua cara, yaiutu:

1.      Angka-angka standar dan anggaran (data acuan) biasanya dicatat selama aktivitas pemeliharaan filedi record induk.

2.      Data rigkasan yang disimpan di record induk sering kali digunakan untuk menerapkan tidakan perbaikan.